소송 일정에 맞춰 디지털 증거를 확보한다면 무엇부터 보전해야 하나

2026-11-03 · HM ADFS

디지털 자료는 지워지는 시점이 저마다 다릅니다. 소송 준비 단계에서 보전 순서를 정하는 기준과, 상대방이 가진 자료를 확보하는 법원 절차를 정리했습니다.

소송 일정에 맞춰 디지털 증거를 확보한다면 무엇부터 보전해야 하나

예를 들어 납품 기한을 넘긴 일로 거래처가 손해배상을 청구하겠다는 내용증명을 보내왔다고 가정해 보겠습니다. 의뢰인 회사는 지연의 원인이 거래처의 잦은 사양 변경 요청이었다고 주장할 계획입니다. 변경 요청은 대부분 메일과 협업 도구 메시지로 오갔습니다. 프로젝트를 맡았던 팀장은 지난달 퇴사했습니다. IT팀은 그 노트북을 초기화해 다른 직원에게 지급할 예정입니다. 메일 서버는 일정 기간이 지난 메일을 자동으로 삭제하도록 설정되어 있습니다.

소송 일정은 서면 제출 기한을 기준으로 짜입니다. 디지털 자료는 그 일정과 관계없이 시스템마다 정해진 주기에 따라 지워지거나 덮어써집니다. 보전 순서를 소송 일정이 아니라 자료가 없어지는 시점에 맞춰 정해야 하는 이유입니다.

> 핵심 요약
> - 보전 순서는 쟁점의 중요도보다 자료가 지워지는 시점을 기준으로 정합니다.
> - 보전은 지금 상태 그대로 복제해 두는 일입니다. 분석은 그 사본으로 나중에 진행합니다.
> - 상대방이 가진 자료는 소 제기 전에도 법원에 증거보전을 신청해 확보를 시도합니다.

보전과 분석은 따로 진행합니다

대리인에게서 자주 받는 질문이 있습니다. 아직 무엇이 쟁점이 될지 정리되지 않았는데 지금 수집해도 되느냐는 것입니다.

보전은 저장장치나 계정에 남은 자료를 지금 상태 그대로 복제해 두는 단계입니다. 어떤 파일이 쟁점과 관련 있는지 가리는 일은 분석 단계에서 합니다. 쟁점이 정리되기 전에도 보전은 먼저 진행할 수 있습니다. 분석 범위는 청구 내용과 주장이 구체화된 뒤에 정해도 됩니다.

순서가 바뀌면 문제가 생깁니다. 담당자가 원본 노트북을 켜서 파일을 하나씩 열어 보면 마지막 접근 시각 같은 기록이 바뀝니다. 상대방은 나중에 이 변경을 근거로 자료의 신뢰성을 다툴 수 있습니다.

의뢰인 쪽 자료, 무엇이 먼저 지워지나

의뢰인이 관리하는 자료는 의뢰인 회사가 직접 보전합니다. 위 사례라면 아래 순서로 진행합니다.

1. 보관 기간이 설정된 시스템 기록

메일 서버, 보안 솔루션, 협업 도구의 접속·전송 기록은 설정된 보관 기간이 지나면 자동으로 삭제되는 경우가 많습니다. 각 시스템 담당자에게 현재 보관 기간과 자동 삭제 설정을 확인한 뒤 다툼이 된 기간의 기록을 내보내 보관합니다. 보관 기간은 시스템마다 다르므로 한 곳의 설정으로 나머지를 짐작하지 않습니다.

2. 초기화나 재지급이 예정된 장비

퇴사자 노트북, 반납된 휴대전화, 여러 사람이 쓰는 공용 PC가 여기에 해당합니다. 재지급과 초기화를 먼저 보류시킨 뒤 저장장치 전체를 복제합니다. 복제한 사본에는 해시값(사본이 원본과 같은지 확인하는 값)을 함께 기록합니다.

3. 삭제가 예정된 계정과 저장공간

퇴사 처리 절차에 따라 메일 계정이나 클라우드 계정이 일정 기간 뒤 삭제되도록 운영하는 회사가 많습니다. 계정 삭제를 보류시키고 계정 안의 메일함, 저장공간, 공유 기록을 확보합니다.

4. 결재 문서와 문서관리 시스템 기록

결재 문서나 문서관리 시스템의 버전 기록은 비교적 오래 유지됩니다. 앞의 세 가지를 마친 뒤 다툼이 된 기간에 맞춰 범위를 정해 확보합니다.

상대방이 가진 자료를 확보하는 법원 절차

거래처 서버에 남은 변경 요청의 내부 결재 기록처럼 상대방이 가진 자료는 의뢰인이 직접 수집할 수 없습니다.

민사소송법 제375조는 미리 증거조사를 하지 않으면 그 증거를 사용하기 곤란한 사정이 있을 때 신청에 따라 증거조사를 할 수 있도록 정합니다. 이것이 증거보전 절차입니다. 소를 제기하기 전에도 신청할 수 있습니다. 소 제기 전에는 검증할 목적물이 있는 곳 등을 관할하는 지방법원이 담당합니다(제376조). 신청할 때는 증거보전이 필요한 사유를 소명해야 합니다(제377조).

디지털 자료라면 소명할 사유는 대개 자료가 지워지거나 바뀔 수 있다는 사정입니다. 보관 기간이 설정된 기록이면 그 설정을, 장비라면 교체나 초기화가 예정된 사정을 구체적으로 적어야 합니다. 어떤 시스템에 어떤 기록이 얼마 동안 남는지 기술적으로 설명한 자료가 있으면 신청서를 쓰기가 수월합니다.

소송이 시작된 뒤에는 문서제출명령(제344조, 제347조)으로 상대방이 가진 문서의 제출을 구할 수도 있습니다. 다만 그때까지 자료가 남아 있어야 이 절차도 실익이 있습니다.

나중에 수집 과정을 다투면 무엇으로 설명하나

보전한 자료는 몇 달 뒤 감정이나 증거조사 단계에서 다시 검토됩니다. 상대방이 자료의 내용보다 수집 과정을 문제 삼는 경우도 있습니다. 보전할 때 아래 내용을 함께 기록해 둡니다.

누가, 언제, 어느 장소에서 어떤 매체를 수집했는지
어떤 장비와 방식으로 복제했는지
원본과 사본의 해시값
원본 매체를 누가 어디에 보관하고 있는지

직원 개인 자료가 섞인 장비라면 수집 범위와 개인정보 처리 근거도 검토합니다. 저장장치는 전체를 복제하더라도 분석에서 열람하는 자료를 쟁점과 관련된 것으로 한정해 두면 이후 다툼이 줄어듭니다.

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소송 준비 초기에 확인할 것은 자료마다 언제 지워지는지입니다. 보관 기간이 설정된 시스템 기록과 초기화가 예정된 장비부터 보전합니다. 분석 범위는 쟁점이 정리된 뒤에 정합니다. 상대방이 가진 자료는 증거보전 신청으로 확보를 시도하되 자료가 사라질 수 있는 사정을 신청서에 구체적으로 적어야 합니다.

HM ADFS는 증거보전 신청에 필요한 기술 설명 자료 작성과 이미징·해시값 기록을 포함한 디지털 증거 수집을 수행합니다. 감정 단계에서 수집 과정을 설명해야 할 때는 수집과 분석 결과를 민간기업 최초 KOLAS 국제공인 1호 시험기관의 공인 성적서로 발행할 수 있습니다.

출처

민사소송법 제344조(문서의 제출의무), 제347조(제출신청의 허가여부에 대한 재판), 제375조(증거보전의 요건), 제376조(증거보전의 관할), 제377조(신청의 방식): 국가법령정보센터 www.law.go.kr

※ 해당 게시물은 생성형 AI를 이용해 제작되었고, 전문가 검토 후 게시하였습니다.